Bei jedem Arbeitsverhältnis gibt es Regeln, die für die vertrauensvolle Zusammenarbeit von Arbeitgeber und Arbeitnehmer gelten. In erster Linie geht es dabei darum, dass die  Mitarbeiter ihrer Arbeitspflicht nachkommen müssen und sich entsprechend verhalten. Werden arbeitsvertragliche Pflichten verletzt, darf der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin dafür eine Abmahnung ausstellen.

Eine Abmahnung ist ein expliziter Hinweis darauf, dass ein arbeitsvertragswidriges Verhalten des vorgefallen ist und diese Pflichtverletzung nicht wiederholt werden soll. Dazu gehört auch ein Verweis darauf, dass eine Wiederholung des Fehlverhaltens oder weitere Pflichtverletzungen zur Kündigung führen können (Warnfunktion der Abmahnung).

Die Abmahnung ist also die „Gelbe Karte“ im Arbeitsverhältnis und oftmals eine Vorstufe zur „Roten Karte“, der Kündigung. Das Fehlverhalten des Arbeitnehmers muss in der Abmahnung so exakt wie möglich beschrieben werden. Eine Abmahnung sollte nur dann ausgestellt werden, wenn es keine andere Möglichkeit gibt, den Umstand zu klären.

Häufig handelt es sich bei einer Pflichtverletzung durch einen Arbeitgeber oder eine Arbeitgeberin gar nicht um vorsätzliches Verhalten, sondern um ein Versehen. Und unter Umständen hat der Arbeitnehmer hat dann einen Anspruch auf Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte.